気づいたら埋まっている大量の書類で埋まっているパソコンのデスクトップ。
今日は断捨離の中でも、仕事に役に立つ書類・ファイルの断捨離、そしてデスクトップのフォルダ整理の方法について紹介しています。
まずは動画をご覧ください。
目標を達成するためには定期的なトラッシングをし、環境を整えることが大事ということを紹介しました。
トラッシングの一環として、パソコンのデスクトップ、フォルダの整理をしたら気持ちもスッキリしました。
パソコンの中身の断捨離を紹介したいと思います。
仕事用の写真、動画の整理
パソコンに入っている仕事の写真、動画の整理をしました。
ブログ用、仕事用の写真や動画をたくさん持っていました。もちろん今まで使った写真や動画を全てフォルダに分けて保管していました。しかし同時にこのまま増え続けたら管理が大変だな、と不安も感じていました。
ここで考えた選択肢は２つです。全て保管するか全て捨てるかです。
全て保管する必要があるのかな？と考えました。
過去5年くらいを見返すと、以前撮った写真や動画を再度掘り起こして使ったことはありませんでした。
新たに必要となった時にその時のコンセプトに合わせて写真を撮ったり動画を撮らないと、結局仕事には使えないのです。
昔買ったお気に入りの洋服を大事に取っておいたけれども、5年後にいざ着てみると今では全く似合わなくなってしまった感じととても似ています。
結局、ブログ用の写真、Youtubeにアップしている写真は全て捨てました。
ブログに使っている写真は必要になればブログから取り出せばいいですし、Youtubeの動画も自分のものであればYoutubeからダウンロードすることができます。
また、未使用の動画や写真は1ヶ月使わなければ捨てることにしました。
1ヶ月使わないものは、やっぱり今後も使わないです。1ヶ月ごとにフォルダ分けして、４月の未使用分は６月に捨てるということにしました。
写真、動画のフォルダ管理のまとめ
①ブログ用、Youtube用の写真、動画
1.月ごとにフォルダに管理
2.使用した物（ブログやYoutubeにアップしたもの）はその場で消去
3.未使用のものは1ヶ月使わなければ消去
そして、ビジネスに使っている写真や動画については、今すでに商品販売やプロモーションに使っている写真はフォルダに保管し、今使っていない写真は全て捨てました。
新たに必要になった時に取り直すことにします。
必要となった時に都度写真を取り直すのは一見手間やお金がかかるように思いますが、メリットも沢山あります。
以前撮った写真や動画を見返してみると、その時は精一杯撮っているのですが、今見返すとクオリティが酷いものも多いです。
撮影技術もそうですが、撮影するカメラなどの機材、加工するソフトも今の時代はどんどん進歩しています。
その結果、たった1年前であっても過去のものを見返すとやっぱり物足りなく感じます。
その時必要なものは、その時作ったり入手するのが一番だと感じました。
また、沢山の写真や動画を保管しておくデメリットもあります。
定期的にフォルダ整理をするのは、結構時間が取られますし、結局昔撮った写真はどこに何があるのかわからず探し出せないことも多いです。
フォルダ整理が苦手な方は思い切って捨てることをお勧めします。
②仕事用の写真、動画
1.使用中の写真や動画は保管
2.未使用のものは1ヶ月使わなければ消去
プライベートの写真や動画は整理せずに全てとってあります。自分の写真はかなり捨てましたが、家族の写真は捨ててないです。今後どうするかまた別の機会に考えようと思います。
仕事用の書類の整理
仕事用の書類の整理についてです。
①法律で定められている書類、契約書は残す
法律で定められている書類は必ず残します。これは考えるまでもないですね。
例えば青色申告の個人事業主であれば、総勘定元帳などは７年間の保管義務があります。
それ以外にも現時点で有効な契約書は残します。これはほとんど使うことがないですが、絶対に捨ててはいけないものなのでフォルダ分けして残しておきます。
②仕事の資料は1年以上使っていないものは捨てる
仕事に使っている資料、ファイルについてです。
１年間使っていない資料、ファイルは全て捨てることにしました。
1年以上資料やファイルを残しておくと、見つけ出すのが大変なくらい膨大な量になり、管理だけでかなり時間を取られそうです。そしてその資料を見返すこともほとんどないです。
また、使用済みの資料で必要ないものはその場で捨てることにしました。例えば私はYoutubeの動画撮影にkeynoteを使うことがありますが、そこで作った資料は動画アップ後すぐに捨てています。
1度使った資料やファイルでも、今後具体的に使う予定がないもので、必要になったらもう一度作れる資料は全て捨てるのが書類を減らすために必要だと感じました。
仕事関係資料の整理のまとめ
1.いつでも使う資料のフォルダを作る
2.使った資料で今後使う予定がないもの、そして必要になったら作れる資料は捨てる
3.1ヶ月に1度フォルダを見直し、使っていない資料やファイルは捨てる直前フォルダに移動する
デスクトップには何も置かない
現在のデスクトップはこのような状態です。
デスクトップにはフォルダは何も置かないことにしました。
使用頻度が高いフォルダを置いたこともあるのですが、仕事中に視界に入ると気になります。何もない状態が一番だと気付きました。
その日仕事を終えるときに、デスクトップに資料が置いてある時はフォルダにしまうか捨てるかします。1日の最初と最後には綺麗な状態を保つことにしました。
一番良いのはむやみやたらとデスクトップに資料を出さないことですね。
定期的に資料やファイルを断捨離することで、仕事面でも目標達成をしていきたいと思います。
